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Controlar Mais para Gastar Menos

CONTROLAR MAIS PARA GASTAR MENOS “Controlar a frota pode trazer consideráveis reduções nos custos e otimizar a operação dos veículos.”

Um controle eficiente dos custos operacionais da frota pode representar economias suficientes para se adquirir um caminhão novo a cada quarenta e cinco dias, ou, se se preferir, três automóveis Gol 1000 zero-quilômetro por mês, ou 85 pneus por mês, ou ainda, o correspondente a um mês de salário de cem motoristas.

Esses dados podem parecer absurdos. No entanto, um expressivo número de empresas de transporte de carga e de passageiros desconhece o verdadeiro “poder de fogo” do controle de frota.

O fato é que as estruturas operacionais e administrativas dessas organizações baseiam-se em padrões que estão sendo utilizados desde o inicio de suas atividades.Sob esse aspecto, a introdução de sistemas de controle, manuais ou informatizados, pode levar a resultados semelhantes aos apresentados.

A burocracia administrativa, a rotina de trabalho de funcionários decanos que acreditam no lema: “Se funcionou até hoje, então por que mudar?” e a própria visão do empresário, segundo a qual, aparentemente, “tudo está sob controle” podem determinar o fracasso de qualquer sistema de controle de frotas. Os primeiros problemas aparecem quando se tem de lidar com situações como essas.

Cortando despesas - Em épocas de crise econômica, é comum e natural encontrar empresários e administradores preocupados em cortar despesas de suas empresas. No entanto, via de regra, partem para caminhos mais fáceis, embora menos eficientes, como por exemplo, diminuir o consumo do cafezinho, do papel higiênico e da energia elétrica, e o número de disquetes de computador.

Sem dúvida, são itens que devem ser levados em consideração. No entanto, podem ser relegados a um segundo plano, pois os resultados obtidos serão pouco significativos no balanço final, além de criar um desconforto entre o funcionários.

O empresário preocupado com o cafezinho acaba por atacar o problema apenas superficialmente.

Para minimizar custos, é preciso eficiência na coleta de informações, o que, em outras palavras, significa ter pleno conhecimento da origem e do volume de todos os custos e, posteriormente, promover uma ação corretiva eficaz. Numa conta simples, verifica-se que atacando os pontos certos, se consegue resultados muito representativos.Por onde começar - Para se chegar a bons resultados é preciso, antes de mais nada, encontrar instrumentos adequados de analise gerencial e, posteriormente, atacar os pontos críticos.

Entretanto, será necessária uma avaliação qualitativa e quantitativa dos dados disponíveis. A ausência de informações do tipo consumo médio de combustível, custo médio de rodagem de pneus (e custo médio de sua manutenção) demonstra claramente a necessidade de se adotar uma sistemática de controle de frotas.

É a partir dessa constatação que surgem os primeiros problemas. Dúvidas como estas: “Por onde começar?” e “Como organizar e como tabular os dados coletados?” são as mais freqüentes. Se não forem elucidadas a tempo, poderão interferir negativamente em todo o processo.Muitas empresas iniciam esse processo pelo controle de pneus. No entanto, não analisam se esse item representa muito no custo total. É comum ouvir a afirmação de que o pneu representa o segundo maior custo variável de operação, perdendo apenas para o combustível.

De um modo geral, isso até pode ser verdade. Individualmente, porém, pode não ocorrer o mesmo em cada segmento.Na Ponta do LapisUm exercício muito simples pode indicar alguns dos benefícios que o controle de frota pode gerar. Hipoteticamente, admitamos uma frota de cem caminhões que rodam, em média 7.000 Km / mês. Instalado um controle de frota, obteve-se as seguintes informações preliminares:Consumo de combustível = 3,2 Km/litro; durabilidade do pneus = 100.000 Km; peças e materiais de oficina = 1% do valor do veículo novo a cada 10.000 Km; relação pessoal / oficina = 1 mecânico para 3 veículos.

Num segundo momento, analisando os dados coletados e adotando ações corretivas, chegou-se a uma nova situação:Consumo de combustível = 4,0 Km / litro; durabilidade dos pneus = 130.000 Km; peças e materiais de oficina = 0,7 % do valor do veículo novo a cada 10.000 Km; relação pessoal / oficina = 1 mecânico para 4 veículos.

Neste último caso, foram constatados ganhos significativos de eficiência da frota, que variaram de 25% a 30%. A economia gerada por veículo é da ordem de US$ 486,00 por mês . Isto significa que cem veículos deixaram de gastar US$ 48.600,00 por mês. Sem dúvida, são números que chamam a atenção e, por si só, justificam a adoção de sistemas de controle de frota.

Chegar a esses níveis de eficiência, ou a uma parcela deles, não é uma tarefa fácil, e muito menos rápida, pois é preciso uma mudança na cultura da empresa e alguns meses de trabalho.

O treinamento de motoristas em direção defensiva e econômica, a adoção de sistemas de manutenção preventiva e preditiva, entre outras medidas, são alternativas não apenas viáveis mas também indispensáveis.

O objetivo “minimizar custos” deve estar claro para toda a organização, desde o presidente até o vigia.

Fonte: suplemento "Custos e Fretes", no. 18, dezembro de 1992.